Instruktioner

Nu är det dags!

Instruktioner för inlämning av material

I syfte att få ett effektivt arbetsflöde och minimera onödiga kostnader är det viktigt att det material som inlämnas för bearbetning är komplett och i ordnat skick. Om brister uppstår vid bearbetningen leder detta ofta till förseningar. Dessutom uppstår lätt dubbelarbete som kan ge upphov till merkostnader. Det är därför viktigt att beakta nedanstående vid er inlämning av material till oss.

Tidpunkter för inlämning av bokföringsmaterial

För att utföra det arbete som överenskommits i rätt tid för den rapportering som ska ske till såväl er som till externa parter och myndigheter behöver vi ha materialet senast på nedanstående tider. För material som lämnas senare än nedan överenskomna datum kan byrån inte garantera leverans i överenskommen tid eller att rapportering till myndigheter kan ske i rätt tid.

Om bokföringsmaterial kommer in så sent som bara 6 arbetsdagar innan momsdeklarationen ska lämna till skatteverket, så debiterar er vi en förseningsavgift på upp till 500 kr. Detta för att vi tvingas lägga undan det arbete som vi håller på med för att hinna bokföra ert sent inlämnade material, för att ni ska slippa skatteverkets förseningsavgift på 650 kr och deras ev förfrågningar till följd utav detta. Det blir merarbete för oss när material lämnas in för sent, eller om det inte är komplett. Våra fördelaktiga paketpriser förutsätter att ni lämnar in sorterat material, och att ni själva stämmer av bankkontot så att alla underlag är med.

Period

Det är väsentligt att allt material för den aktuella perioden finns med vid inlämning. Gå därför igenom materialet för den aktuella perioden för att säkerställa att det hör till den aktuella perioden, och titta även igenom material som inkommit efter periodens slut för att fastställa om det hänför sig till den aktuella perioden trots att det har kommit senare.

Sorterat

Materialet ska sorteras i datumordning. Om det inlämnas i sorterat skick kan detta arbetsmoment elimineras av byrån. Ett enkelt sätt att uppnå detta är att sätta inkommande fakturor och räkningar mm i en pärm i takt med att de inkommer under den aktuella perioden.

Komplett

Kontrollera att materialet är komplett, t ex att alla kontoutdrag, fakturor, lönebesked mm finns med för den aktuella perioden. Särskilt viktigt är det att egna uttag och överföringar som inte har skapat underlag förklaras genom att information bifogas som förklarar vad den aktuella transaktionen avser.Reseförskott och utlägg ska styrkas med de underliggande kvitton som förskotten avser.

Noteringar

Kvitton som avser representation ska innehålla namn på vilka som medverkat samt vilket affärsmässigt syfte det avser, t ex möte med en kund eller förhandlingar med en leverantör.

Kommentarer

Om vissa affärshändelser kräver förklaringar eller om tolkningen underlättas är det en fördel om kommentarer bifogas som ökar förståelsen av vad transaktionen avser.

Kompletteringar

Om vi behöver begära in kompletterande underlag tillkommer 200 kr per tillfälle. Skriv därför ut ert bankkonto, och gå sedan själv igenom varje summa på bankkontot och se till att underlag finns för den summan. Är det oklart vad kvittot avser så skriv gärna en förklaring på kvittot eller häfta fast kvitto på ett A4-ark och skriv där vad det handlar om.