Dataskyddspolicy

Dataskyddspolicy 2018-05-24T14:13:11+00:00

Ekonomad Bokföring & Administrations dataskyddspolicy

Ekonomad Bokföring & Administrations värnar skyddet av dina enskilda rättigheter och dina personuppgifter. Den här dataskyddspolicyn beskriver hur vi samlar in, använder, lagrar och delar personuppgifter.

Är du klient inom bokföring/redovisning eller rådgivning hos Ekonomad Bokföring & Administrations så är det vi som är personuppgiftsansvarig.

Vi behandlar personuppgifter av flera skäl. När vi skriver ”du” menar vi dig som kund, potentiell kund, medarbetare hos kund eller annan relevant person såsom verklig huvudman, behörig företrädare eller närståendeperson.

Dataskyddspolicyn innehåller följande delar

  1. Vilka personuppgifter vi samlar in
  2. Hur vi kan komma att använda dina personuppgifter och på vilken laglig grund
  3. Automatiserat beslutsfattande
  4. Vem kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till
  5. Hur vi skyddar dina personuppgifter
  6. Dina rättigheter i fråga om dataskydd
  7. Hur länge vi behåller dina personuppgifter
  8. Kontakta oss eller dataskyddsmyndigheten
  1. Vilka personuppgifter vi samlar in

Personuppgifter samlas normalt in direkt från dig eller genereras i samband med att du skriver avtal med oss, eller är anställd hos någon utav våra företagsklienter. Ibland krävs ytterligare information för att hålla uppgifterna aktuella eller kontrollera att uppgifterna vi samlat in är korrekta.

De personuppgifter som vi samlar in kan delas in i följande kategorier:

  • Identifieringsuppgifter: personnummer och namn. Vi är i vissa fall skyldiga att samla in dokumentation av sådana uppgifter, till exempel i form av kopia av ditt pass, körkort eller liknande.
  • Kontaktuppgifter: telefonnummer, e-post och adresser.
  • Ekonomisk information: kreditvärdighet, pantsättning av bostäder, betalningsanmärkning.
  • Uppgifter som krävs enligt lag: uppgifter som krävs för grundläggande kundkännedom och bekämpning av penningtvätt.

 

 

Personuppgifter som vi kan komma att samla in från dig:

Vi samlar in uppgifter du lämnar direkt till oss. Som ny kund ber vi dig till exempel om personuppgifter såsom namn, e-postadress och telefonnummer samt i vissa fall personnummer.

Vi samlar också in information som du meddelar oss, till exempel genom återkoppling eller annan interaktion i våra digitala kanaler. Vidare kan samtal med dig spelas in och mejlkonversationer registreras för dokumentation samt i kvalitets- och förbättringssyfte.

Personuppgifter som vi kan komma att samla in från tredje part:

  • Publika eller andra externt tillgängliga källor: register som förs av myndigheter till exempel folkbokföringsregister, skattemyndighetens register, bolagsregister och liknande.
  1. Hur vi kan komma att använda dina personuppgifter och på vilken laglig grund

Vi använder dina personuppgifter för att uppfylla rättsliga förpliktelser och avtalsförpliktelser, samt för att ge dig rådgivning och annan service. I andra förekommande fall har vi personuppgifter inhämtade ifrån de av våra klienter som kan vara din arbetsgivare, för att kunna utföra löner och därmed kunna rapportera löner till Skatteverket, försäkringsbolag (för pension och försäkringar) med mera.

Teckna och administrera service- och produktavtal (fullgörande av avtal)

Huvudsyftet med vår behandling av personuppgifter är att samla in, kontrollera och behandla personuppgifter inför och vid tecknandet av avtal med dig, liksom att dokumentera, administrera och utföra det som krävs för att fullgöra avtal.

Exempel på behandling för att fullgöra ett avtal:

  • Behandla uppgifter för att kunna skriva uppdragsavtal.
  • Behandla uppgifter för att kunna skriva köpeavtal.
  • Behandla uppgifter för att kunna hantera deklarationer, årsredovisningsrapporter, lönehandlingar och dithörande lönerapporter till myndigheter mm.

Uppfylla krav och förpliktelser

Förutom för fullgörande av avtal behandlar vi också personuppgifter för att uppfylla de förpliktelser vi har enligt lag, andra författningar eller myndighetsbeslut.

Exempel på behandling till följd av rättsliga förpliktelser:

  • Kundkännedom
  • Åtgärder för att förhindra, upptäcka och utreda penningtvätt, terroristfinansiering och bedrägeri
  • Bokföringslagstiftning

Samtycke

Om du har lämnat samtycke till behandling av dina personuppgifter kan du alltid återkalla samtycket.

  1. Vem vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med andra, i den omfattning vi har en rättslig skyldighet att göra det. Här avses exempelvis tredje part, så som skattemyndigheter, men i huvudsak och i normalfall, så använder vi alla personuppgifter endast internt i samband med bokföring, årsredovisning, lönekörningar, deklarationer och liknande. Men innan vi delar sådana uppgifter säkerställer vi alltid att vi följer alla sekretessförpliktelse.

När vi utför tjänster och uppfyller avtal måste vi ibland lämna ut uppgifter om dig. Exempelvis behöver vi lämna ut uppgifter om dig till skatteverket för diverse deklarationer och rapporter.

Tredje parter och Ekonomad Bokföring & Administration

När vi utför våra tjänster, till exempel förbereder ett tillträde, lämnar vi ut uppgifter om dig som behövs för att identifiera dig och utföra uppdraget eller uppfylla avtalet tillsammans med de företag som vi samarbetar med.

Vi lämnar också ut personuppgifter till myndigheter i den omfattning vi har en rättslig skyldighet att göra det. Här avses exempelvis skattemyndigheter, polismyndigheter, kronofogdemyndigheter och tillsynsmyndigheter i berörda länder.

Vi har tecknat avtal med utvalda leverantörer, och dessa avtal innefattar bestämmelser om behandling av personuppgifter för vår räkning. Leverantörerna finns till exempel inom utveckling, underhåll, drift och support av IT-system.

Överföring av personuppgifter till tredje land

I vissa fall kan vi också överföra personuppgifter till organisationer i s.k. tredjeländer (länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, EES). Sådana överföringar kan göras om något av följande villkor uppfylls:

  • EU-kommissionen har beslutat att det finns en adekvat skyddsnivå i det aktuella landet, eller
  • andra lämpliga skyddsåtgärderhar vidtagits, till exempel att standardavtalsklausuler (EU:s modellklausuler) som godkänts av EU-kommissionen används eller att mottagaren har bindande företagsbestämmelser (sk. Binding Corporate Rules, BCRs), eller
  • det rör sig om ett undantag i en särskild situation, till exempel för att fullgöra ett avtal med dig eller om du ger ditt samtycke till den specifika överföringen.

 

 

  1. Hur vi skyddar dina personuppgifter

Att förvara dina personuppgifter på ett tryggt och säkert sätt är en central del i hur vi gör affärer. Vi har vidtagit lämpliga tekniska, organisatoriska och administrativa säkerhetsåtgärder för att skydda de uppgifter vi har mot förlust, missbruk och obehörig åtkomst, röjande, ändring och förstöring.

  1. Dina rättigheter i fråga om dataskydd

Som registrerad person har du rättigheter i fråga om de personuppgifter vi har om dig. Du har följande rättigheter:

  1. A) Begära åtkomst till dina personuppgifter

Du har rätt att få åtkomst till de personuppgifter som vi har om dig. Din rätt till åtkomst kan emellertid begränsas av lagstiftning, skydd av annan persons privatliv samt hänsyn till skydd av Ekonomad Bokföring & Administrations affärskoncept och affärsrutiner.

  1. B) Begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter

Om personuppgifterna är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära rättelse av uppgifterna, med de begränsningar som stipuleras i lag eller annan författning.

  1. C) Begära radering

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om

  • du återkallar ditt samtycke till behandlingen och det inte finns något annat rättslig grund för behandlingen
  • du invänder mot behandlingen och det inte finns något berättigat skäl för fortsatt behandling
  • du invänder mot behandling för direkt marknadsföring
  • behandlingen är olaglig

Till följd av lagstiftningen för redovisning är vi i många fall skyldiga att behålla personuppgifter om dig under den tid som du är kund hos oss, och även därefter för att till exempel fullgöra en laglig skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.

  1. D) Begränsning av behandling av personuppgifter

Om du motsätter dig riktigheten i de uppgifter som vi har registrerade om dig eller den lagligheten för behandling av uppgifterna, eller om du utnyttjat din rätt till invändningar mot behandlingen av uppgifterna, kan du begära att vi begränsar behandlingen av dessa uppgifter till endast lagring. Behandlingen begränsas då till att endast avse lagring tills rättelsen av uppgifterna har genomförts, eller tills det går att fastställa att våra berättigade intressen har företräde framför dina intressen.

Om du inte har rätt till radering av de uppgifter som vi har registrerade om dig kan du istället begära att behandlingen av dessa uppgifter begränsas till endast lagring. Om behandlingen av de uppgifter som vi har registrerade om dig endast behövs för att hävda ett rättsligt anspråk, kan du också kräva att all annan behandling av dessa uppgifter begränsas till lagring. Vi får behandla dina uppgifter i andra syften om det är nödvändigt för att hävda ett rättsligt anspråk eller om du har lämnat ditt samtycke.

  1. E) Invända mot behandling utifrån Ekonomad Bokföring & Administrations berättigade intresse

Du kan alltid invända mot behandlingen av personuppgifter om dig för direkt marknadsföring och för profilering i samband med sådan marknadsföring.

  1. F) Dataportabilitet

Du har rätt att få ut personuppgifter som du har lämnat till oss, i ett maskinläsbart format. Detta gäller endast personuppgifter som behandlas automatiserat med stöd av samtycke eller för att fullgöra ett avtal. Om det är säkert och tekniskt möjligt kan vi också föra över personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

Din begäran om att utöva dina rättigheter ovan bedöms från fall till fall utifrån rådande omständigheter. Observera att vi också kan behålla och använda dina uppgifter om det behövs för att uppfylla rättsliga förpliktelser, hävda ett rättsligt anspråk eller genomdriva våra avtal.

  1. Hur länge vi behandlar dina personuppgifter

Vi sparar dina uppgifter så länge det behövs för de ändamål de samlades in och behandlades för eller så länge som krävs enligt lagar och andra författningar.

Detta innebär att vi sparar dina uppgifter så länge som det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal och länge det krävs enligt gällande minimikrav på lagringstider i lagar och andra författningar. I de fall där vi behåller dina uppgifter i annat syfte än för att fullgöra ett avtal, till exempel för krav gällande bekämpning av penningtvätt, bokföring, behåller vi endast uppgifterna om det är nödvändigt, om berättigat intresse finns och/eller krävs för ändamålet i fråga enligt vad som framgår av respektive lag eller annan författning.

Några exempel på situationer som kräver datalagring:

  • Administration och skyldigheter kring denna: 10 år enligt preskriptionslagen.
  • Förhindra, upptäcka och utreda penningtvätt, terroristfinansiering och bedrägeri: minst fem år efter avslutad affärsförbindelse eller genomförd enskild transaktion
  • Redovisningslagstiftning: sju år
  • Direktmarknadsföring: upp till två år

Exemplen ovan är endast förklaringar och minimikraven för lagringstid kan se olika ut från land till land.

  1. Hur förändringar görs i Ekonomad Bokföring & Administrations dataskyddspolicy och policy för cookies

Vi försöker hela tiden förbättra och utveckla våra tjänster, produkter och webbsidor, och därför kan innehållet i denna dataskyddspolicy ändras över tid. Vi kommer inte inskränka dina rättigheter enligt den här dataskyddspolicyn eller gällande dataskyddslagar som finns. Om förändringarna är betydande meddelar vi detta på ett tydligare sätt, när vi är skyldiga att göra det enligt tillämplig lag. Läs gärna dataskyddspolicyn emellanåt för att hålla dig uppdaterad om eventuella ändringar.

  1. Kontakta oss eller dataskyddsmyndigheten

Om du har frågor eller synpunkter som gäller vår dataskyddspolicy är du välkommen att vända dig till Ekonomad Bokföring & Administrations kundservice.

Du kan mejla till oss på adressen info@ekonomad.se eller skriva ett brev till Ekonomad Bokföring & Administrations, Dataskyddspolicy, Silverviksgatan 2, 213 74 Malmö.

Du kan också lämna ett klagomål eller kontakta dataskyddsmyndigheten.